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Google Drive 使用秘诀、深入浅出9 大补帖

使用教程 tangdacheng 1年前 (2020-02-14) 803次浏览 0个评论
Google Drive 使用秘诀、深入浅出9 大补帖

Google Drive 除了可以云端存放档案之外,透过几个操作小技巧、扩充应用程式,就能将云端硬碟作为文书作业系统、个人档案资料库、多人协作平台;或是用来编修图片、网路传真、制作问卷等,应用层面无远弗届,不仅适合与依赖网路的云端电脑(Chromebox)搭配使用,也可以简化许多工作流程。

Chrome 浏览器几乎能支援我们生活、工作上的各种需求,虽然许多人认为这项服务过度依赖网路,但只要透过设定、开启离线功能,Google Drive 云端硬碟就会自动将我们最近使用的档案同步到电脑上,甚至也能在离线时新增档案;以下将针对「扩充应用」、「使用小技巧」两个方面,来为大家介绍 Google Drive 的使用秘诀,希望能协助使用者们提升工作效率、妥善管理档案。

 

Google Drive 使用小技巧:

1. 搜寻技能再提升

即使用了资料夹分类,但若是在 Google Drive 存放太多资料,在搜寻上可能也不大容易,这时可以运用搜寻列右侧的「搜寻选项」(倒三角形图示),直接针对档案类型、包含字词、拥有者、共用对象等关键字搜寻,就能快速找到同一类型、他人拥有,或是在特定时间内修改过的档案。

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此外,我们也能使用一些特定的参数或指令、进一步筛选。如果想搜寻「不含特定字词的文件」,可以在两个字词中使用减号( -),例如输入:报价单-103 年,就能筛选出内容提及「报价单」,但未包含「103 年」的文件;或者利用 before 和 after,也可以寻找在特定日期以前,或以后编辑的项目,范例为 before:YYYY-MM-DD 或 after:YYYY-MM-DD。

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2. 查看协作编辑纪录

「多人协作功能」为工作团队带来很高的便利性,不需另行储存档案,也无须邮寄或用随身碟分享档案,完成共用设定(共享连结、与特定的使用者共用档案),大家就能同一时间编辑同一份文档,让工作效率更加提升;但如果同时与许多人协作多份文件或企划,要持续联系、与对方确认修改的细节,一来一往也会耗费过多时间,这时只要选取欲查询的档案、点击画面右侧的「显示详细资讯( i )」,就能快速查看工作伙伴每次的修改内容唷!

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3. 建议操作

若是多人一起共享一份文件,有时候不能凭一己的想法就修改内容,这时候就可以利用 Google Docs 的「建议操作」功能,在工作选单右侧找到「编辑模式」、点击建议操作,之后的编辑内容就会成为建议项目(如上图示),协作的伙伴可以参考、审核建议内容,或是在小视窗写下回覆。

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4. 插入网路端的免费图片

撰写文章、制作简报时加入图片,可以让内容更一目了然、增加趣味性,但擅用网路上的图片往往会有违反著作权的疑虑,所以在图片的使用上常常有所局限;这项问题依旧可以运用强大的 Google 搜寻功能,输入关键字后,就能在 Google 文件、Google 简报、Google 试算表等应用,插入可基于商业用途,修改或再利用的图片,有效解决图片引用过程中可能衍生的麻烦。

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5. 检视修订版本纪录

这是一个非常实用的云端还原功能,无论是自己使用,或与别人共同编辑一个 Google 文件、试算表、简报,藉由「档案/ 查看修订版本纪录」的操作步骤,就能检视每次修改的细节,Google 会利用颜色来显示变更内容,让我们能依个人需求,查看每个时程的修订项目、还原至该版本。

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Google Drive 实用扩充程式

在 Google Drive 加入一些扩充程式后,可以让工作效能大大提升,透过云端硬碟和应用程式的两相连接,不论是问卷调查、修图、合并列印档案、传真等,几乎所有事情都能在 Chrome 浏览器之中完成、省下许多额外操作;在主画面左上方点选「新增/ 更多/ +连结更多应用程式」,搜寻欲连接到云端硬碟的应用程式,就能尽情徜徉在 Google Drive 工作室里了。

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1. Google 表单/ 问卷

无论是制作研究报告的学生、统筹便当数量的上班族、搜集选购需求的店员等,Google 表单在各个领域都相当实用,用问卷来调查、透过试算表来接收大家的回应;我们可以自订下拉式选单、核取方块、文字等问题类型,并利用「验证机制」来限定使用者的回覆内容,设计相当严谨,轻松就能客制出令自己满意的表单。

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2. 免费线上修图软体:Pixlr Editor

一提到修图,我们可能都会立即联想到强大的 Photoshop,但该程式通常会使电脑的运作速度变慢,把图片存入电脑、再利用 Photoshop 开启可能也不够直觉;现在我们可以于 Google Drive 启动免费的线上影像处理软体– Pixlr Editor,这款应用具备繁体中文、神似 Photoshop 的操作介面,不仅能裁切、去背、套用滤镜,还可运用图层来进行图像编辑,功能非常强大,有了它,几乎就不需安装其它的修图软体啰!

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3. 合并多个 PDF 档:PDF Mergy

PDF 内容的格式固定,便于开启、检视,所以重要文件常常都会转存为 PDF 档来传递,不过这项优点同时也是一个小缺陷,因为我们很难把 PDF 档重新编辑、合并储存多个档案,但透过 PDF Mergy 就能快速达成这个需求。新增 PDF Mergy 应用程式后,从电脑或 Google Drive 选择想要合并在一起的档案,在「Mergy」之前还可以调整先后顺序。

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4. 线上传真– HelloFax

运用 Google Drive 云端硬碟的扩充应用,我们可以做到的事情相当广泛,如果手边没有印表机、找无传真机,那么 HelloFax 提供一个线上、无纸化的传真方式,透过转档、滑鼠点击等几个操作,即可轻松完成线上传真。首先,将 HelloFax 加入 Google Drive,把欲传真的的档案转存成 PDF 档,接着在 Google Drive 开启该档案、点击「选择开启工具/ HelloFax / Fax Document」,之后在画面下方输入国码(+886 )和区码(例如高雄区域:7),再把完整号码输入、按下「SEND」,就能将文件传真出去了!

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